Dal file che scarichi dalla piattaforma al PDF che consegni al cliente. Dieci minuti la prima volta, molti meno dalla seconda.
Reportly si apre da un link, nel browser. Non c'è una registrazione e non c'è una password: apri l'indirizzo e sei dentro.
Una cosa da sapere subito
Reportly non salva niente. Se ricarichi la pagina o chiudi la scheda a metà lavoro, quello che avevi compilato sparisce e si ricomincia. Non è un problema se lo sai prima: si fa tutto in una sessione sola, e sono pochi minuti.
Ti serve una cosa sola per partire: il file dei dati della campagna, scaricato dalla piattaforma dove giri gli annunci.
Reportly legge file CSV. Google Ads, Meta e Looker Studio lo esportano tutti: dove scegli il formato del download, prendi CSV. Se hai già scaricato un .xlsx, aprilo e salvalo come CSV, oppure riesporta.
Il file va bene così com'è. Non serve pulirlo, non serve togliere colonne e non serve rinominare le intestazioni. Se l'export ha venti colonne, Reportly prende le sette che gli servono e ti dice a schermo quali ha lasciato fuori.
Se il cliente gira su più piattaforme, puoi caricare più file, per esempio l'export di Google Ads e quello di Meta dello stesso mese. Li carichi tutti insieme oppure uno alla volta: i numeri vengono sommati.
I sette numeri che Reportly cerca
Budget speso, persone raggiunte, click, conversioni, costo per conversione, valore generato, ROAS. Gli ultimi due li ricalcola lui dai totali, anche se nel file non ci sono. Gli altri cinque devono esistere nell'export: un numero che nel file non c'è, Reportly non se lo inventa.
In cima alla pagina c'è il riquadro tratteggiato Carica i dati della campagna. Trascinaci dentro il file, oppure cliccalo e scegli il file dal computer.
Per selezionarne più di uno nella stessa finestra, tieni premuto Cmd mentre li clicchi (su Mac; su Windows si tiene premuto Ctrl).
Se te ne sei dimenticato uno, non ricominci da capo: clicca Aggiungi altri file e caricalo. I file già letti restano e i numeri del nuovo si sommano a quelli che c'erano. Se per sbaglio aggiungi un file già in elenco, Reportly lo riconosce dal nome e lo lascia fuori: niente doppi conteggi.
Quando è caricato vedi il segno di spunta verde e il nome del file. Se hai sbagliato file, clicca Rimuovi tutti i file e ricarica.
Carica prima di compilare il resto. È l'unico ordine che conta in tutta la pagina: il caricamento riempie da solo una parte dei campi più in basso, e farlo dopo ti fa riscrivere roba a mano per niente.
Subito sotto il file possono comparire due riquadri, e vogliono dire due cose diverse.
Il riquadro grigio Letto dal file ti dice cosa Reportly ha letto e non ha usato, e per quale motivo: colonne che non corrispondono a nessuno dei sette campi, rapporti già calcolati nel file, colonne senza numeri come il nome della campagna. È solo un elenco. Non devi fare niente, serve perché tu sappia cosa è entrato nel documento e cosa no.
Il riquadro giallo Da controllare compare solo quando c'è qualcosa da decidere: due colonne che potevano andare bene per lo stesso campo, oppure un dato mancante. Quando è giallo, fermati e leggi. Se non compare, vai avanti tranquillo.
Sono le cose che nel file non ci sono. Quattro sono obbligatorie e hanno l'asterisco:
Le altre sono facoltative e cambiano l'aspetto del documento:
C'è anche un campo Email del cliente. Oggi non fa partire nessuna mail: il documento si scarica e lo mandi tu. Puoi lasciarlo vuoto.
Poco sotto, in Piattaforme utilizzate, spunta le piattaforme del mese. Finiscono scritte sul documento.
Nella sezione Metriche della campagna trovi i numeri già compilati dal file. Sotto ogni campo c'è scritto da dove arriva ciascuno, per esempio da: Costo oppure da: Copertura, e per i due ricalcolati da: calcolato: valore / budget.
Quella riga è il controllo da fare. Ti dice quale colonna del tuo export è finita in quale campo. Se una non è quella giusta, correggi il numero a mano: i campi si scrivono.
Se un campo è rimasto vuoto vuol dire che nel file quel dato non c'era, oppure che era zero. Scrivilo tu, o lascialo vuoto: il documento non inventa il numero mancante.
Un caso che capita: se nell'export non c'è la copertura, Reportly usa le impressioni al suo posto e te lo dice, e il campo cambia nome in Impressioni. Sono due cose diverse e il documento le chiama con il nome giusto.
La sezione Analisi qualitativa è la parte che fa la differenza sul testo finale. Sono quattro campi:
Scrivi come parleresti al cliente, anche due righe per campo. Non serve che siano scritte bene: servono i fatti, quelli che sai tu e che nell'export non ci sono. Cosa avete cambiato a metà mese, perché una campagna è stata fermata, cosa vi aspettavate.
Se li lasci vuoti il documento esce lo stesso, ma il testo può solo commentare i numeri. È la parte da cui arriva il senso di quello che è successo.
In fondo c'è la voce Confronto con il mese precedente, chiusa. Cliccala e si apre.
È facoltativa. Se la compili, il testo confronta i due mesi e scrive cosa è cambiato. Questi sette numeri si digitano a mano, uno per uno: oggi il confronto non si carica da un secondo file. Sono trenta secondi se hai il documento del mese scorso davanti.
Se non ti serve, saltala e vai avanti.
Premi il bottone Genera bozza in fondo alla pagina. Ci mette qualche secondo.
Se qualcosa va storto torni al modulo con un messaggio in rosso, e quello che avevi compilato è ancora tutto lì: rileggi il messaggio e riprova, non ricominci da capo.
Arrivi alla schermata Revisione del report. Qui c'è il testo delle sezioni che hai scelto, e a destra il riepilogo dei dati che stai usando.
Il testo si modifica direttamente. Clicca dentro e scrivi: è la tua firma sul documento, non parte niente in automatico verso il cliente. Se accanto a una sezione compare un avviso, dice cosa vale la pena ricontrollare in quel punto.
Attenzione a una cosa sola
Se torni indietro con Torna al modulo per correggere un numero, i dati restano tutti. Ma se da lì premi di nuovo Genera bozza, il testo viene riscritto da zero e le correzioni che avevi fatto a mano si perdono. Quindi: prima sistemi i numeri, poi rigeneri, e solo alla fine ti metti a limare il testo.
Quando il testo ti va bene, premi Genera e scarica il report. Il bottone diventa Generazione in corso per qualche secondo, poi il PDF scende nel computer.
Il file si chiama sempre report.pdf e lo trovi nella cartella Download. Rinominalo subito, con il nome del cliente e il mese: se ne scarichi due di seguito ti ritrovi report.pdf e report-1.pdf e non si capisce più quale è quale.
Poi vedi la schermata Report pronto. Da lì Genera un nuovo report svuota tutto e riparte pulito per il cliente dopo.
Il PDF è tuo: porta il tuo logo e il tuo colore, il nome Reportly non compare da nessuna parte. Lo mandi al cliente come mandi qualsiasi altro documento, dalla tua mail.
.xlsx oggi non viene letto.